职责分离

所有处理/收取现金的人员必须分清职责, 还有那些记录和授权交易的人. For example, 收银员收现金的出纳员, 记录交易和谁授权交易=内部控制薄弱和欺诈. 除非经济效率另有规定. 离职职责包括:

a)现金保管

b)记录

c)交易授权

CASH

a)必须负责任

b)必须负责任

c)必须在任何时候都放在有锁的保险箱里

d)存款现金完好无损

e)必须每日、每月等进行核对.

f)现金收入=存入的现金

g)收到后必须立即收讫

h)收到后必须立即保管

i)不得不加保护

j)必须完好无损地尽快交存

k)现金短缺或超支应立即报告财务主管.

RECEIPT BOOK

a) You should ONLY 使用学校提供的收据簿.

b)从Office Depot购买非官方收据簿, Office Max或任何出口可能导致终止雇佣关系(存在规避内部控制的情况).

c)收据簿应预先编号.

d)收据簿应预先授权.

e)取消的收据应保留在收据簿中,并由主管批准(草签).

f)收据簿用完后,归还营业处.

RECONCILIATION

所有每日发放/书写的现金收入必须等于手头的现金.

MONEY ORDERS

所有的销售汇票必须用零用现金购买. 所有汇款单应邮寄至

The 农业与应用科学学院

1000 ASU 690路,洛曼,MS 39096.